KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu, Türk Eczacıları Birliği Gençlik Komisyonu (TEBGK) Hacettepe Üniversitesi Eczacılık Fakültesi ekibidir (bundan sonra “TEBGK Hacettepe”, “biz”). Adres: Hacettepe Üniversitesi Eczacılık Fakültesi, Sıhhiye, 06100 Altındağ / Ankara.

2. İşlenen kişisel veriler

Hangi veriyi işlediğimiz, siteyi nasıl kullandığına bağlıdır:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi. Google ile giriş yaparsan Google’ın bize ilettiği ad, e-posta ve profil kimliği.
• Öğrenim bilgisi: sınıf ve üniversite.
• Profil bilgileri: isteğe bağlı kısa tanıtım, avatar rengi, pasaport kaplaması, liderlik tablosunda görünme tercihi.
• Katılım ve oyun verileri: QR ile kaydedilen etkinlik katılımların ve onay durumları, Daily 10 ve diğer oyunlardaki cevapların, puanların, damgaların ve serilerin.
• İletişim formu: ad, e-posta, konu ve mesaj içeriği.
• Bülten: e-posta adresi, abonelik ve onay zamanı.
• İşlem güvenliği: oturum bilgileri, giriş zamanları, güvenlik amaçlı kısa süreli istek sayaçları.
• Kullanım istatistiği: ziyaret edilen sayfalar, yönlendiren site, cihaz türü, tarayıcı ve yaklaşık konum (ülke/şehir). IP adresin saklanmaz; ziyaretçi kimliği her gün değişen tek yönlü bir özetle (hash) oluşturulur. Giriş yaptıysan bu hareketler profilinle ilişkilendirilebilir.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken vb.) istemiyoruz ve işlemiyoruz. Lütfen mesaj ve tanıtım alanlarına bu tür bilgileri yazma.

3. İşleme amaçları

• Passport hesabını oluşturmak, oturumunu açık tutmak ve hesabını yönetmek,
• Etkinlik katılımını QR yoklamasıyla doğrulamak, vize ve damgaları pasaportunda göstermek,
• Oyunları sunmak, puanları ve seviyeleri hesaplamak, istersen liderlik tablosunda göstermek,
• Sorularına ve iş birliği taleplerine yanıt vermek,
• Bülten aboneliğin varsa etkinlik ve fırsat duyurularını göndermek,
• Sitenin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı (spam, sahte giriş denemesi) önlemek,
• Siteyi ve etkinliklerimizi geliştirmek için toplu istatistik üretmek.

4. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler

Verilerini, site üzerindeki formlar, Google ile giriş, QR yoklama ve oyun ekranları aracılığıyla elektronik ortamda, doğrudan senden topluyoruz. Kullanım istatistiği tarayıcının gönderdiği teknik bilgilerden otomatik olarak oluşur.

• Hesap, pasaport, katılım ve oyun verileri: bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c). Passport üyeliği, Kullanım Koşulları’nı kabul ettiğinde kurulan bir hizmet ilişkisidir.
• İletişim formu: talebini yanıtlayabilmemiz için meşru menfaat (m.5/2-f) ve ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş bilgiler.
• Bülten: açık rızan (m.5/1). Rızanı her e-postadaki bağlantıyla geri alabilirsin.
• Güvenlik kayıtları ve toplu istatistik: meşru menfaat (m.5/2-f).
• Yurt dışına aktarım: açık rızan (m.9). Ayrıntı aşağıda.

5. Aktarım ve yurt dışı

Kişisel verilerin satılmaz, kiralanmaz, reklam amacıyla paylaşılmaz. Verilere yalnızca görevli TEBGK Hacettepe ekip üyeleri, görevleri için gerekli ölçüde erişir.

Hizmeti sunmak için, verileri yalnızca bizim talimatımızla ve hizmetin gerektirdiği ölçüde işleyen altyapı sağlayıcılarından destek alıyoruz. Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabildiğinden verilerin yurt dışına aktarılmış olur:

• Barındırma ve içerik dağıtımı: sitenin sunulması.
• Veritabanı ve kimlik doğrulama: hesap ve pasaport verilerinin saklanması, güvenli giriş.
• Google ile giriş: yalnızca bu seçeneği kullanırsan, kimliğinin doğrulanması.
• E-posta gönderimi: hesap onayı, şifre sıfırlama ve bülten e-postaları.

Sağlayıcılarımızla yaptığımız sözleşmeler verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumayı şart koşar; güncel listeyi talep etmen hâlinde paylaşırız.

Yurt dışı aktarım için açık rızanı kayıt sırasında alıyoruz. Rızanı vermezsen Passport hesabı açamazsın; ancak sitenin herkese açık bölümlerini hesapsız kullanmaya devam edebilirsin. Hukuki bir zorunluluk olduğunda (mahkeme kararı vb.) veriler yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

6. Saklama süreleri

• Hesap, pasaport ve oyun verileri: hesabın açık olduğu sürece. Hesabını sildiğinde bu veriler hemen ve kalıcı olarak silinir; sayfa hareketlerin profilinden ayrılarak anonim istatistiğe dönüşür.
• İletişim mesajları: yanıtlandıktan sonra en fazla 2 yıl.
• Bülten: aboneliğini iptal edene kadar.
• Kullanım istatistikleri: en fazla 1 yıl; sonrasında silinir ya da anonim hâle getirilir.
• Güvenlik sayaçları: dakikalar ile saatler arasında, kendiliğinden silinir.

7. KVKK m.11 kapsamındaki hakların

Bize başvurarak şu haklarını kullanabilirsin:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsan zararın giderilmesini talep etme.

Profil bilgilerini “Hesabım” sayfasından kendin düzeltebilir, hesabını aynı sayfadan kalıcı olarak silebilirsin. Diğer talepler için İletişim sayfasındaki formu ya da aşağıdaki iletişim bilgilerini kullan. Başvurunu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlarız.